Você já pensou que Informação também é um produto de sua Empresa? Percebeu que a informação permeia todas as organizações em todos os aspectos, o tempo todo?

Em todo meio empresarial o dinamismo dos processos, a complexidade das empresas na nova economia e a evolução da tecnologia, obriga a todos acompanharem as tendências e oferecerem soluções integradas e transparentes.

Ano a ano as empresas se deparam com uma missão imperiosa: como gerenciar o volume de informações processadas no dia – a – dia, que compõe seu negócio,  que são relevantes e por se tratarem de prova documental e que revela a trajetória da empresa.

Você vai armazenar os documentos para sempre?

Identificamos um elenco de dificuldades, vivenciadas por empresas e profissionais, para manutenção de seus arquivos – físicos ou digitais. Observa-se que, em seu cotidiano, elas se defrontam com uma ampla legislação que obriga a guarda de informações – registradas em meio físico, leia-se em papel. A diversidade de leis, decretos, portarias e normas resultam em um volume considerável de documentos, a serem preservados, que, se não forem organizados segundo critérios metodológicos adequados, podem resultar na existência de um verdadeiro caos informacional.

Se utilizada tecnologia e metodologia adequada esse acervo pode reduzir-se até a identificação do que se constitua essencial, evitando a guarda de informações e documentos  já prescritos, cópias e versões desatualizadas e muito mais problemas.

Quanto custa a informação que sua Empresa produz?

Não bastasse o custo elevado de elaboração e armazenagem das informações, observa-se que, em grande parte das empresas: 45% dos documentos são duplicados e 95% dos registros possuem mais de três anos.

Esses dados evidenciam a necessidade de se oferecer tratamento às informações, pois elas constituem ativo patrimonial que consome recursos para produção, distribuição e armazenamento, como qualquer outro insumo. Está ligado ao custo de geração da informação homem/hora dos profissionais envolvidos com o processo produtivo; o transporte e distribuição de informações, pois elas são insumos temporais de tomada de decisão.

Lidando com as informações que a Empresa produz

Antes de iniciar a tarefa de estruturar ou reavaliar o acervo informacional de uma empresa,  você tem de fazer uma leitura da empresa. Deve conhecer a natureza de sua existência, seus aspectos jurídicos constitutivos, seus setores componentes, as formas como são geradas as informações, em cada unidade, as formas como concebidas, elaboradas, publicadas e disseminadas, o tempo de vigência de cada documento, o  grau de atendimento à legislação e, ainda, as formas como circulam entre setores afins. Importante lembrar que a documentação preservada é reveladora da história da própria empresa.

Esperamos contribuir para uma mudança de paradigma organizacional,  esteja voltado  para o slogan  Mais Empresa, Menos Papel.

Pensando nesse cenário, a EDOC Capacitação, há mais de 30 anos percorrendo o Brasil com seus programas de capacitação, promove em 2018, em várias capitais, com especialistas de todo Brasil, o eDOC com abordagens para vários segmentos de mercado: Engenharia, Hospital, Jurídica, Contábil, entre outros. No site estamos divulgando nossos serviços onde colocamos nosso conhecimento a disposição do mercado.

 

 Todeska Badke – Curadora e Coordenadora do eDOC programa de capacitação. Diretora da EDOC Capacitação & Treinamento, empresa que tem como base a experiência de 40 anos atuação profissional em gestão de documentos e informações. Consultora Sênior de negócios em gestão de documentos e informações. Realizou projetos para empresas como Vale, Petrobras, Belgo Mineira, Gerdau, Unimed, Usiminas, Rhodia, Coca Cola, Prosegur e muitas outras do mesmo nível. Organiza, coordena e realiza eventos nas áreas de gestão de documentos, informação e do conhecimento desde 1985. Graduada em Biblioteconomia pela Ufes/ES, possui Mestrado pela UFMG/BH e Especialização pelo IBICT/RJ.

 

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